A  Bolyai Operatív Csoport küldetésnyilatkozata és szerkezetleírása.

1. A Bolyai Operatív Csoport (BOCs) a Bolyai Műhely (BOM) aktív hallgatóiból dinamikusan kialakuló szervezői és érdekképviseleti csapat. Küldetésünknek tartjuk a Bolyai Műhely szellemiségének megőrzését és továbbadását, valamint aktuális működésének hatékony ügyintézői segítését.

2. A BOCs szerepe:

• a Bolyai Műhelyben programokat szervező mentorok és hallgatók támogatása
• saját kezdeményezésű programok szervezése és lebonyolítása
• szükség esetén a hatékony hallgatói érdekképviselet

Tehát a BOCs egyfajta koordinációs szerepet tölt be a BOM életében.

3. A BOCs feladatainak tartja:

• programok támogatását, szervezését és lebonyolítását
• a BOM-on belüli kommunikációt
  • képviselet és kommunikáció a BOM mindenkori vezetése, a mentorok, és a kuratórium felé
  • a hallgatók közötti és feléjük irányuló kommunikáció segítése a hatékonyabb és gyorsabb információáramlás céljából
• a BOM-on kívülre irányuló kommunikáció segítését
  • reklám- és PR tevékenység a leendő felvételizők, érdeklődők, más szervezetek, stb. felé

4. A BOCs felépítése

• tagság
  • a BOCs-nak tagja lehet minden aktív vagy alumni BOM-hallgató, aki a BOCs céljaival és működésével egyetért, és aktív munkájával támogatni kívánja azt
  • a BOCs tagsága nyitott és állandóan változó: az aktuálisan aktív szervező-segítő hallgatók összessége alkotja azt
  • a BOCs tagságába jelentkezéssel és meghívással is be lehet kerülni, erre vonatkozóan semmilyen kötöttséget nem állítunk
  • a BOCs-ból a (közös munkában részt venni nem tudó vagy nem akaró) tagok bármikor kiléphetnek, időlegesen vagy véglegesen
  • a fentieken túl egyes tagok a tagság megbízásából opcionálisan két különleges státuszban dolgozhatnak: lásd alább
• konkrét projektre megbízást kapott tagok
  • határozott időtartamra szóló megbízással egy meghatározott projekt megtervezéséért, szervezéséért, lebonyolításáért felelős tagok (pl. egy tábor lebonyolítása, programsorozat szervezése, egyeztetési vagy kommunikációs feladat egy adott témakörben)
  • egy projektre kívánatos több tagot is felkérni, akik így csapatban együtt dolgozva segítik a közös cél elérését
  • a BOCs egyszerre több projektet is futtathat, mindegyikre önálló csapatot állítva fel, lehetőleg személyi átfedés nélkül
• állandó feladatkörre kijelölt tagok
  A hatékony működés és a dinamikus információcsere céljából célszerű két állandó feladatkört kijelölni. Ezekre a posztokra a BOCs-tagság lehetőleg hosszabb távra (minimum fél év) kér fel tagokat. Mindkét feladatkörre 2-2 fő választandó, akiknek feladatukat szorosan közreműködve, mindig egységes kommunikációval kell ellátniuk. Az azonos feladatra kijelölt két tag bármelyike teljes jogkörrel rendelkezik egyedül is, és a másik akadályoztatása vagy hosszabb válaszideje esetén egyedül is intézkedni jogosult.
  • külső kommunikációért felelős tagok (2 fő)
    • szerepe
      • kommunikáció a mentorok felé
      • kommunikáció és érdekképviselet a BOM mindenkori vezetése felé
      • kommunikáció és érdekképviselet a kuratórium felé
    • feladatai
      • segíteni a mentorok, a BOM vezetése, a kuratórium, és a hallgatóság közötti kommunikációt; állandó, stabil, mindig elérhető kapcsolódási pontként működve a fenti csoportok között
      • a BOM vezetése felé kommunikálni a BOCs közös álláspontját bármilyen felmerülő ügyben
      • a kuratóriumi üléseken megjelenni, ott a hallgatók érdekeit képviselni, és a BOCs nevében egyeztetni
      • folyamatosan tájékoztatni a BOCs-ot a fenti feladatkörökben kapott és továbbított információkról
    • különleges jogkörei
      • amennyiben a helyzet úgy kívánja (pl. személyes tárgyalás vagy igen szoros határidő), saját hatáskörben azonnal dönthet és felléphet a BOCs nevében – erről természetesen utólag beszámolni és jóváhagyást kérni köteles
  • belső kommunikációért és projektmenedzsmentért felelős tagok (2 fő)
    • szerepe
      • kommunikáció a BOM hallgatói felé
      • a BOCs-on belül futó projektek átlátása és összefogása
    • feladatai
      • segíteni a hallgatók és a BOCs közötti, valamint a BOCs-on belüli kommunikációt; állandó, stabil, mindig elérhető kapcsolódási pontként működve a fenti csoportok között
      • követni a BOCs-on belül futó projekteket, a határidőket szemmel tartani és azokat betartatni a BOCs-on belül
      • rendszeres hírlevelet küldeni az összes aktív BOM-tag (vezetőség, mentorok, hallgatók) felé, melyben mindenkit tájékoztat az aktuális BOCs-projektekről
      • rendszeres összefoglaló e-mailt küldeni a BOCs-listára, melyben áttekinthető, rövid formában összegzi az aktuális projektek státuszát

5.    A BOCs működése

• A BOCs demokratikus, önszerveződő csoport, mely közösen dolgozik a fenti célok érdekében az itt ismertetett módon.
• A közös döntéseket az ügy súlyának megfelelően személyes vagy a közösen használt e-mail listán (továbbiakban: lista) történő megbeszélés után közfelkiáltással hozza meg, az ügy súlyának megfelelő részvétel mellett. A listán (és személyesen is) a csönd mindig beleegyező, az ügy sürgőssége tekintetbe vételével megállapított reagálási határidő figyelembe vételével.
• A közös döntésekről mindig tájékoztatjuk az összes BOCs-tagot a listán.
• A teljes BOM életét érintő döntésekről mindig tájékoztatjuk az összes aktív BOM-tagot (hallgatók, mentorok, tanárok, indokolt esetben kuratórium).
• Bármilyen működési probléma esetén jelen dokumentum közös megegyezéssel módosítható.

Agárd, 2014. június